Costituzione società: Estonia

L’Estonia è una repubblica parlamentare situata nell’Europa nord-orientale. Fa parte dei tre paesi baltici, che comprendono la Lituania e la Lettonia. Dopo un lungo periodo di controllo russo, oggi è una repubblica libera ed ha da poco festeggiato i 100 anni di indipendenza.

Perchè aprire una società in Estonia?

C’è chi la definisce la nuova Silicon Valley d’Europa, chi ne applaude la corsa alla digitalizzazione. Sta di fatto che in Estonia tutto si fa online, tranne sposarsi, divorziare e comprare casa.

Aprire una società non rientra fra quest’ultime, ma promettono che sia possibile finalizzare la pratica in 18 minuti esatti. Possiamo confermarvi che il sistema è veloce, ma questo non è altro che un messaggio pubblicitario, seppur di sicuro effetto.

Ci sono dei passaggi fondamentali che richiedono tempo prima di formulare la domanda, e comunque difficilmente qualcuno potrà mai aver bisogno di creare un’azienda durante una pausa caffè.

Società a responsabilità limitata OÜ

La società a resposabilità limitata estone è la osaühing, e si identifica con la sigla OÜ.

Tasse

In merito alle tasse, si ha la libertà di decidere se pagare le tasse in Italia (come residenti italiani) o in Estonia (chiedendo la residenza estone ed iscrivendosi all’AIRE).

Se si pagano le tasse in Estonia l’imposizione fiscale è del 20% flat sugli utili distribuiti a partire dal primo giorno in cui se ne dichiara il prelievo. Gli utili reinvestiti non sono tassati.

Assunzione personale

Si consiglia di assumere del personale o assumere se stessi (ad esempio, in qualità di CEO) prima possibile, in quanto il governo estone, giustamente, vede di cattivo occhio aziende che fatturano senza che nessuno ci lavori dentro. Ciò viene poco pubblicizzato, ma è fondamentale saperlo: i costi aggiuntivi, fra tasse, pensione e social tax, salgono ad oltre il 50% per le assunzioni!

I costi che l’azienda decurterà al momento del pagamento sono:

• Fondo di pensione (2% o 3%)
• Assicurazione di disoccupazione (1.6%)
• Tasse (20% del totale, meno 500 euro di minimo esente da tasse, meno il fondo di pensione e l’assicurazione di disoccupazione)

Infine la società dovrà pagare allo stato il mese successivo la “Social tax”, che equivale al 33.0% dell’importo totale e l’assicurazione di disoccupazione (0.8%).

Esempio:

Se firmiamo un contratto di assunzione per 600 euro avremo:

L’azienda dovrà invece pagare il mese successivo la somma di 202,80 euro allo stato, ovvero la somma di:

Il nostro consiglio:

Se consideriamo che il salario minimo in Estonia è 584 euro e che, se si è residenti (anche temporanei, ne parleremo in seguito in questo articolo), ciò garantirà l’assistenza sanitaria nazionale, è opportuno assumersi o assumere almeno una persona. Per le eccedenze preleveremo i dividendi a fine anno.

Inoltre consigliamo di assumere per un importo di almeno 600 euro (e non 584 euro), proprio per non dare nell’occhio. Questa è una soluzione molto frequente nelle OÜ estoni.

Iva

Esistono due possibilità:

• aprire la società senza richiedere il codice VAT (l’IVA)
• richiedere la registrazione del VAT (che prevede buone motivazioni e stime di guadagno annuale, oppure un fatturato minimo di 40.000 euro l’anno

Nel primo caso si è del tutto esenti dall’imposta sul valore aggiunto, sia in Europa che in Estonia. Nel secondo caso si applica l’inversione contabile (reverse charge, come da articolo 194, 196 del Concilio DIrettivo 2006/112/EEC), ovvero non si paga l’IVA per le transazioni entro l’Europa tranne che in Estonia.

Costituzione società

I passaggi per costituire una società in Estonia non sono lunghi, ma è necessario richiedere una tessera digitale chiamata E-residency, che permette di identificarci per accedere ai portali dell’amministrazione estone.

E-Residency

Al 10/02/2020 il numero di residenti digitali sono 65.955, di cui 2.779 italiani. In maggioranza finlandesi, russi, ucraini, tedeschi, inglesi, cinesi e statunitensi.

Come si ottiene? Ecco i passi da seguire:

• Effettuare la richiesta per l’e-residency sul sito del governo (costo: 120 euro)
• Ritirare l’astuccio con la card presso l’ambasciata estone a Roma (sita in viale Liegi, 28)

Come usarla?

Basta connettere il lettore in dotazione alla presa USB del computer ed inserire la carta. Qualora non viene chiesto in automatico il download, scaricare manualmente da internet il software DigiDoc 4 client.

Inserendo il pin sarà possibile quindi accedere ai diversi portali:

• eesti.ee (portale del cittadino)
• rik.ee (portale per le imprese)

Con lo stesso software sarà inoltre possibile firmare digitalmente documenti. Sarà utile per firmare il contratto di affitto se si decide di trasferirsi in Estonia.

Costituzione della società online

Una volta che si ha accesso al portale per le imprese, andare su ettevotjaportaal.rik.ee e presentare la domanda.

Per presentare la domanda sarà necessario individuare un provider di servizi (indirizzo fisico di contatto e persona responsabile di contatto).

Costo della presentazione della domanda: 190 euro una tantum. Costo dell’ufficio virtuale + persona di contatto: 300 euro/anno c.a.

Apertura del conto bancario

Una volta che la costituzione della società è stata approvata è necessario aprire un conto bancario. Purtroppo negli ultimi anni taluni e-residents hanno abusato del sistema per operazioni di riciclaggio internazionale (c’è chi addirittura dall’India ha fondato una università fittizia). Di conseguenza gli istituti di credito sono sempre più restii a concedere l’apertura di un conto bancario a nuovi e-residents, tantopiù se non hanno modo di presentarsi in filiale. Il motivo è che l’Unione Europea ha recentemente deciso che le banche sono a tutti gli effetti co-responsabili dei comportamenti dei propri clienti..

Fin dall’introduzione dell’e-residency l’Estonia ha dato la possibilità di scegliere una qualsiasi banca dell’area economica europea (includendo quindi anche Islanda, Liechtenstein e Norvegia), ma a partire da gennaio 2019 è possibile usare tale conto anche per depositare il capitale sociale minimo di 2500 euro. Ciò non ci obbligherà ad aprire un conto in Estonia entro dieci anni dalla data di apertura della società.

La soluzione più economica, ma perfettamente funzionale e senza troppi problemi è il conto aziendale su Transferwise. Avrete sempre tempo, magari dopo aver ottenuto la carta d’identità estone, di recarvi da LHV (estone, più economica) o Swedbank (svedese). Holvi, banca finlandese, ha invece definitivamente abbandonato il programma dell’e-residency a partire dal 01/01/2020.

Aggiornamento: A partire dal 03/03/2020 Xolo (software di gestione contabile, di cui parliamo successivamente) offre anche la possibilità di aprire con loro un conto bancario in Germania.

Iscrizione all’AIRE

Per chi decide di trasferirsi l’iscrizione all’AIRE è fondamentale per evitare il rischio della doppia tassazione. Basterà andare sul sito della Farnesina, registrarsi e mandare la richiesta presso l’anagrafe consolare.

Documenti da allegare:

• Copia della carta d’identità fronte/retro
• Modulo stampato, firmato e scannerizzato
• Copia di una bolletta

Se non è disponibile una bolletta intestata, allegare screenshot del proprio profilo sul portale eesti.ee.

Gestione contabile

Esistono varie soluzioni per la gestione contabile dell’azienda. Sul sito del governo troviamo l’elenco completo.

Soluzioni “chiavi in mano”

Sono nate diverse aziende fintech negli anni con prodotti SaaS che semplificano il lavoro di fatturazione ed invio delle dichiarazioni mensili ed annuali. In genere aiutano anche nel processo di costituzione della società.

La più conosciuta è Xolo. offre la soluzione Leap, che prevede la completa gestione aziendale online sulla loro piattaforma. Costa 79 euro (+ IVA) al mese. Necessario costituire l’azienda attraverso loro (335 euro una tantum).

La soluzione offerta dal governo estone

Lo stesso governo estone ha progettato il suo sistema di gestione contabile per le aziende estoni. Si tratta dell’e-Financials (e-Arveldaja). Non offre, per ovvi motivi, anche soluzioni di virtual office, ed è più complicato da utilizzare rispetto alle soluzioni come Xolo. Ma funziona abbastanza bene, e viene aggiornato costantemente. Inoltre si è liberi di trovare indipendentemente l’offerta più vantaggiosa per quanto riguarda la sede legale e la persona di contatto.

Si valutino pro e contro, oltre che i prezzi. E-financials costa da 5 a 9 euro al mese (+ IVA), più 5 euro annui. Inoltre è gratuito il primo anno e fino a 10 fatture al mese.

Vivere in Estonia

Grazie alla rinnovata onda di libertà che pervade il popolo estone ed il desiderio di essere equiparata alle moderne ed avanzate nazioni scandinave (Svezia e Norvegia in primis), l’Estonia non frena la sua crescita economica. Solo nel 2018 il PIL è aumentato del 4,8%, mentre i consumi sono saliti del 5,3% e la disoccupazione media è scesa di mezzo punto percentuale al 5,4% (in Italia nel 2018 era dell’11,3%).

La popolazione è meno di 1.400.000 abitanti, concentrati principalmente a Tallinn (400.000 c.a.) e Tartu (200.000 c.a.). Sono città in rapida trasformazione dove vecchie abitazioni in legno si alternano a palazzi moderni che svettano in alto e definiscono lo skyline. Mentre Tartu (centro-sud dell’Estonia) è più tradizionale, sede culturale e universitaria, Tallinn (a nord) è più orientata al business, più “multiculti” e vede una maggiore concentrazione di residenti di etnia russa.

Tallinn

Tallinn è la capitale finanziaria dell’Estonia ed è al centro di importanti rotte, sia turistiche che commerciali. Oltre all’aeroporto internazionale, dal porto si possono raggiungere facilmente Stoccolma, Helsinki e San Pietroburgo.

Se decidiamo di trasferirci a Tallinn avremo una serie di vantaggi, a partire dalla possibilità di scaricare dalle tasse al 50% costi come l’affitto, le utenze ed internet.

Inoltre i mezzi pubblici sono gratuiti per tutti i residenti.

Per ottenere la “green card” bastano pochi passaggi:

• avere un contratto di affitto firmato digitalmente da entrambi i contraenti (usando l’e-residency card)
• recarsi presso il registro della popolazione per ottenere la residenza (il Rahvastikuregistri)
• ottenuta l’approvazione, richiedere un appuntamento presso l’Estonian Police and Border Guard Board (Politsei- ja Piirivalveamet) per il diritto di residenza per cittadini UE
• aspettare qualche giorno e ritirare la carta d’identità digitale estone (costo: 25 euro)
• recarsi presso un qualsiasi R-Kiosk e richiedere la green card, presentando la carta d’identità estone (costo: 2 euro)

Cittadinanza in Estonia

La carta d’identità digitale estone di cui sopra rappresenta il permesso temporaneo di residenza. Diventare cittadini estoni è un percorso complesso.

Permesso di residenza permanente

Il permesso di residenza permanente si può ottenere dopo che si è residenti temporanei per almeno cinque anni e che si superino il test della lingua (almeno B2) ed un test generale su cultura e società. Questo permesso permanente garantirà la possibilità di partecipare alla vita politica della società e la rateizzazione per l’acquisto di prodotti.

Cittadinanza

Per diventare cittadini estoni sarà necessario avere la residenza permanente per almeno otto anni. Dopodiché è obbligatorio rinunciare alla propria cittadinanza precedente e rinunciare ad altri passaporti in nostro possesso. Questo perché l’Estonia non rientra nei paesi che offrono la doppia cittadinanza. Certo, esiste tutta una serie di casistiche chiamate “grey passports”, ma sono perlopiù relegate a cittadini russi naturalizzati in Estonia, o viceversa.

Si perde inoltre la cittadinanza estone qualora:

• si superino sei mesi di permanenza consecutiva oltre i confini estoni (183 giorni nell’arco di un anno) e dieci mesi complessivi nell’arco di cinque anni consecutivi precedenti alla richiesta per la residenza permanente
  (a partire dal 18.01.2017 la voce 6 dell’articolo 135 “General bases for revocation of temporry residence permit” dell’Aliens Act è stata revocata)
• si acquisisce la residenza a lungo termine in un altro paese
• venga revocata per giustificato motivo da parte della “Police and Border Guard Board”

Sia chiaro, il governo estone non monitora i nostri spostamenti e si tratta comunque di leggi che in genere non vengono applicate, ma sono pur sempre leggi.

La conclusione che ne traiamo è che aprire una società usando l’e-residency è un ottima scelta se si decide di tassarla all’estero, altrettanto buona se si decide di vivere in Estonia e sfruttare la residenza temporanea.

Trasferirsi in maniera permanente e diventare cittadini estoni, invece, è una scelta molto coraggiosa. Investire 13 anni, tempo e fatica per imparare una lingua parlata da soli 1.2 milioni di persone (anche se bellissima) e rinunciare alla nostra cittadinanza è dura. In particolare se si pensa che oggi sono tanti i paesi che offrono la doppia cittadinanza, a partire dalla vicine Russia, Lettonia, Svezia e Finlandia.

Corsi gratuiti di estone ed introduzione alla vita in società

Lo stato estone ha previsto inoltre un percorso introduttivo per coloro che decidono di trasferirsi.

Si tratta di:

• corsi di lingua estone (livello A1)
• introduzione alla vita nella società estone
• introduzione alla vita universitaria e di ricercatore
• introduzione alla vita lavorativa ed imprenditoriale

Per maggiori informazioni si rimanda al sito ufficiale del programma Settle in Estonia.